Distribución masiva de Documentos (Recibos)

 Cómo Realizar una Distribución Masiva de Documentos con Firma Electrónica

En este artículo, te guiaré paso a paso sobre cómo realizar una distribución masiva de documentos con firma electrónica.

Paso 1: Acceso al Módulo Documentos

Para comenzar, ingresa al módulo "Documentos" en Naaloo. Una vez dentro, dirígete a los tres puntos ubicados en la esquina superior derecha de la pantalla. Al hacer clic en estos puntos, se desplegará un menú donde debes seleccionar la opción "Distribución masiva de documentos".

Paso 2: Configuración de la Distribución

Después de seleccionar la opción de distribución masiva, se te pedirá que configures la distribución de los documentos. En este paso, debes:
- Asignar un título: Ingresa un título descriptivo para la distribución, como "Recibos 02-24" (puedes usar el ejemplo mencionado o cualquier título que sea relevante para tu distribución).
- Adjuntar el documento: Adjunta el archivo PDF que contiene la sábana de recibos o los documentos que necesitas distribuir.

Paso 3: Solicitar Firma Electrónica

Para asegurar que todos los documentos sean firmados electrónicamente, realiza lo siguiente:
- Activar la solicitud de firma electrónica: Mantén activo el botón "Solicitar firma electrónica".
- Firmar en nombre de la empresa: Marca la opción "Firmar todos los documentos por parte de la empresa ahora". Esto garantiza que todos los documentos sean firmados electrónicamente por el usuario que esta afectuando la operación antes de su distribución.

Paso 4: Análisis y Distribución

Antes de finalizar el proceso, es importante revisar y asegurar que todos los destinatarios estén incluidos. Para ello:
- Click en "Analizar": Haz clic en el botón "Analizar" para revisar la lista de colaboradores y confirmar que todos los destinatarios necesarios están incluidos.
- Distribuir documentos: Una vez que hayas verificado que todo está en orden, procede a distribuir los documentos a los destinatarios correspondientes.

Conclusión

Seguir estos pasos te permitirá gestionar eficientemente la distribución masiva de documentos con la garantía de que serán firmados electrónicamente. Este proceso no solo ahorra tiempo, sino que también asegura la autenticidad y validez de los documentos distribuidos.